Ein gut geführtes Familienunternehmen ist ein wertvolles Vermächtnis, das von einer Generation zur nächsten weitergegeben wird. Doch genauso wichtig wie die Erfolgsgeschichte ist es, auf mögliche Notfälle vorbereitet zu sein, die das Unternehmen gefährden könnten. Der Notfallkoffer für Unternehmen ist dabei ein unverzichtbares Instrument, um in Krisensituationen schnell und effektiv reagieren zu können.

Ähnlich wie ein Erste-Hilfe-Koffer enthält der Notfallkoffer für Unternehmen die notwendigen Werkzeuge und Ressourcen, um potenzielle Schwierigkeiten zu bewältigen und die Kontinuität des Unternehmens zu gewährleisten.

Was sollte der Notfallkoffer für Unternehmen enthalten?

1. Checkliste für den Notfall

Tritt der personelle Notfall ein, leitet eine Checkliste die dann verantwortlichen Personen an, was Schritt für Schritt beim Ausfall der Geschäftsführung zu tun ist:

  • Wer gehört zum Krisenstab?
  • Wer ist als erstes zu verständigen?
  • Welche Handlungen sind unmittelbar vorzunehmen?
  • Gibt es Fristen, die unbedingt eingehalten werden müssen?

2. Schlüsselliste im Notfallkoffer

Wo befinden sich welche Schlüssel zum Unternehmen und wer verfügt über die jeweilige Schlüsselgewalt?

Im Notfall kann diese Liste elementar sein, um die unmittelbare Handlungsfähigkeit im Unternehmen zu sichern.

3. Vollmachten

Genauso wichtig wie die faktische Handlungsfähigkeit ist es, auch die formale Handlungsbefugnis für das Unternehmen sicherzustellen. Wer ist im Notfall befugt, welche Entscheidungen zu treffen und haben diese Personen eine entsprechende Handlungsvollmacht, um zum Beispiel den Zahlungsverkehr durchführen zu können?

  • Bankvollmacht
  • Handlungsvollmachten
  • Generalvollmacht

4. Wichtige Kontaktdaten

Der Notfallkoffer sollte auch eine Liste mit wichtigen Kontakten enthalten, darunter Mitarbeitende, Geschäftspartner, Lieferanten, Kunden und externe Dienstleister. Diese Kontakte sollten aktuell sein und regelmäßig aktualisiert werden. Es hilft, alternative Kontakte anzugeben, falls eine bestimmte Person nicht erreichbar ist.

5. Finanzunterlagen

Es ist ratsam, Steuerunterlagen wie

  • Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen,
  • Steuererklärungen

im Notfallkoffer aufzubewahren.
Um die finanzielle Situation des Unternehmens zu verstehen und angemessen auf eine Krise reagieren zu können zählen zu den Bankunterlagen insbesondere:

  • Auflistung der Geschäftskonten
  • Bankvollmachten
  • Schließfächer
  • Wertpapiere
  • Darlehensverträge mit Zins- und Tilgungsplänen
  • Eventuelle Bürgschaften

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6. Geschäftsdokumente 

Der Notfallkoffer für Unternehmen sollte Kopien wichtiger Geschäftsdokumente enthalten, wie beispielsweise Gründungsurkunden, Satzungen, Verträge, Versicherungspolicen, und behördliche Genehmigungen. Diese Dokumente dienen als Nachweis für Eigentumsrechte, Verpflichtungen und rechtliche Vereinbarungen und können im Notfall für rechtliche oder administrative Zwecke erforderlich sein. Hierzu gehören:

  • Gesellschaftsverträge
  • Vollmachten, Prokura
  • Grundbuchauszüge
  • Handelsregisterauszüge
  • Gewerbliche Schutzrechte, Marken- und Patentrechte
  • Weitere wichtige Verträge: Arbeitsverträge, Leasingverträge
  • Andere wichtige Geschäftsunterlagen: Kfz-Briefe, etc.
  • Unterlagen über eventuelle Unternehmensbeteiligungen
  • Betriebliche Mitgliedschaften

7. IT- und Zugriffsdaten

In der heutigen digitalen Welt ist es wichtig, Zugriffsdaten für Unternehmenssysteme, Passwörter, Backups und andere wichtige IT-Informationen im Notfallkoffer für Unternehmen zu haben. Dies erleichtert auch die Wiederherstellung von Daten und den Zugriff auf geschäftskritische Informationen, selbst wenn die regulären IT-Systeme nicht verfügbar sein sollten – also der digitale Notfall eingetroffen ist.

 

8. Versicherungsinformationen

Der Notfallkoffer sollte auch Informationen zu den Versicherungen des Unternehmens enthalten, einschließlich Policen, Deckungsumfang und Ansprechpartnern bei Versicherungsunternehmen. Dazu gehören sowohl

  • Betriebliche Versicherungen
  • Versicherungen relevanter Personen: Haftpflichtversicherung

9. Krisenkommunikationsplan

Ein Krisenkommunikationsplan sollte ebenfalls Teil des Notfallkoffers für Unternehmen sein. Dieser Plan legt fest, wie das Unternehmen in Krisenzeiten kommuniziert, sowohl intern als auch extern. Es sollten vorformulierte Kommunikationsmaterialien wie Mitarbeiterinformationen und Kundenbenachrichtigungen enthalten sein, um eine schnelle und konsistente Kommunikation sicherzustellen.

10. Notfallkoffer für Unternehmerfamilien im Todesfall

Für den Fall, dass die geschäftsführende Person verstirbt, bedarf es einer kompletten Nachfolgeregelung: Wer soll das Unternehmen weiterführen? Ein externer Dritter oder steht ein Familienmitglied bereit? Wie sehen die Erbfolgeregelungen aus und welche Auswirkungen haben diese auf das Unternehmen? Der Todesfall bringt natürlich die umfangreichsten Veränderungen mit sich. Für die Hinterbliebenden ist es um so hilfreiche, je besser Vorsorge für diesen Fall geleistet worden ist. Dazu braucht es insbesonder folgender Dokumente:

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Wie ist der Notfallkoffer aufzubewahren?

Der Notfallkoffer für Familienunternehmen sollte im Falle einer Krise auf der einen Seite leicht zugänglich und einsatzbereit sein. Er sollte jedoch auch an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, da er in der Regel sensible Daten enthält, die nicht in falsche Hände geraten sollten. Als Aufbewahrungsort bietet sich daher beispielsweise ein abschließbarer Stahlschrank genauso an wie das Verwahren des Koffers bei einer externen Vertrauensperson. Der Notfallkoffer kann physisch oder digital sein, je nach den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens. Es ist wichtig, den Notfallkoffer regelmäßig zu aktualisieren und sicherzustellen, dass alle relevanten Personen im Unternehmen über seinen Inhalt und seine Verwendung informiert sind.

Der Notfallkoffer – Belohnen Sie sich mit einem guten Gefühl der Vorsorge

Der Notfallkoffer enthält Handlungsdirektiven für den Tag X, wenn die Geschäftsführung plötzlich ausfällt. Unternehmer und Unternehmerinnen, die über Jahrzehnte hinweg etwas aufgebaut und proaktiv gestaltet haben, fällt es vielleicht besonders schwer, sich auf diese Weise mit ihrer eigenen Endlichkeit auseinandersetzen zu müssen. Hinzu kommt, dass das  Zusammenstellen eines Notfallkoffers eine zeitintensive Fleißarbeit darstellt.

Dennoch führt kein Weg am Notfallkoffer für Unternehmen vorbei. Er allein kann zwar keine Krise verhindern, aber er kann helfen, deren Auswirkungen zu minimieren und die Widerstandsfähigkeit des Familienunternehmens zu stärken. Investieren Sie Zeit und Ressourcen in die Erstellung und Aktualisierung eines Notfallkoffers, um Ihr Unternehmen und Ihre Familie auf unvorhergesehene Ereignisse vorzubereiten. Und: Belohnen Sie sich mit einem guten Gefühl, wenn Sie diese Aufgabe gemeistert haben.

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Ergänzend empfehle ich das Notfall- Handbuch der IHK. 

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